Outsourcing kann sich rechnen: Investitionen in Räumlichkeiten, technische Ausstattung und Qualifizierung der Mitarbeiter rechnen sich für ein Unternehmen naturgemäß nur dann, wenn es die gewünschte Leistung auch ständig braucht.
Manche im Alltagsgeschäft anfallenden Arbeiten gehören zudem schlicht nicht zum eigentlichen Kerngeschäft eines Werbung treibenden Unternehmens, weswegen diese Aufgaben bei spezialisierten Dienstleistern mitunter besser aufgehoben sind.
Beispiel Commerzbank:
Externe Datenaufbereitung für Abrechnungen
So lässt beispielsweise die Commerzbank die Kreditkartenabrechnung der ehemaligen Dresdner-Bank-Kunden vom Mannheimer Dienstleister für Dialogmarketing ssm system service marketing betreuen: Die Bank überträgt aus dem bankverbundenen Rechenzentrum zu bestimmten Abrechnungsterminen die Rohdaten per gesicherte Standleitung an ssm. Diese Rohdaten bereitet ssm in ein- oder mehrseitigen Abrechnungsschreiben auf. Anschließend werden sie im Endlosdruck personalisiert, kuvertiert und meist am selben, spätestens am nächsten Tag per Post ausgeliefert.
Bei der Kuvertierung werden bis zu drei kundenspezifische Beilagen selektiv beigelegt. Der Vorteil für die Commerzbank: Sie muss sich erstens nicht um die Abwicklung kümmern und kann zweitens sicher sein, dass die Abrechnung in kürzestmöglicher Zeit und mit den richtigen Beilagen beim Bankkunden im Briefkasten liegt.
Diese Services für die Commerzbank sind Teil des umfangreichen Dienstleistungsportfolios von ssm (siehe Interview links). Als Dienstleister für ganzheitliche Lösungen im Bereich Direkt- und Dialogkommunikation übernimmt das Unternehmen für Werbungtreibende unter anderem das Datenmanagement, die Personalisierung von Dialogmaßnahmen, die Produktion und Umsetzung von Dialogkampagnen per Brief, E-Mail, Fax, Mobile und Online sowie das komplette Response-Management.
Beispiel dm-drogerie-markt:
Millionen Coupons managen
Zeit, Geld und Aufwand spart sich dank Outsourcing auch das Karlsruher Filialunternehmen dm-drogerie-markt. Tag für Tag lösen Kunden in den über 1000 deutschen dm-Filialen Gutscheine und Coupons ein. Teilweise handelt es sich um personalisierte Coupons, die per Mailing verschickt werden, andere Belege stammen aus PoS-Aktionen oder Anzeigen. Rund drei Millionen personalisierte und eine Million unpersonalisierte Belege fallen pro Jahr an.
Jede Filiale sammelt diese in sogenannten „Dialogtaschen“, die ein Kurier täglich an den Dienstleister Meiller Direct in Schwandorf liefert. Dort werden die Belege teils maschinell, teils manuell erfasst. Alle Daten fließen in eine Response-Datenbank ein. Ein Output-Managementsystem stellt sie auf einem sicheren Server für Datentransfer (S-FTP) bereit und leitet sie an das Data-Warehouse von dm-drogerie-markt weiter – wertvolles Wissen für künftige Marketingaktionen.
Natürlich müssen alle Stationen des Prozesses – von der Datenerhebung über die Speicherung bis zur Auswertung – den Anforderungen des Datenschutzes genügen (siehe auch: BDSG-konformer Dialog).
Den richtigen Dienstleister finden
Während die Drogeriemarktkette und der Dienstleister für Dialogmarketing dank langjähriger Zusammenarbeit ein eingespieltes Team sind, stellt sich Neulingen im Outsourcing die Frage, wie sie den richtigen Dienstleister finden. Bei der Auswahl empfiehlt sich, zunächst einen Blick auf die Erfahrungen und Referenzen eines Dienstleisters zu werfen: Wie lange ist er am Markt etabliert? Wie viele Mitarbeiter beschäftigt er in dem gewünschten Leistungsfeld, und wie sind die Mitarbeiter für ihre Aufgabe qualifiziert? Gehört der Dienstleister einem Verband an? Ist er zertifiziert? Wie ist die Reputation?
Die Antworten auf diese Fragen helfen bei der Dienstleisterauswahl weiter, allerdings kommt noch ein wichtiger Aspekt hinzu: „Auftraggeber sollten zu einem potenziellen Dienstleister fahren und sich das Unternehmen und die Leute vor Ort ansehen, denn Outsourcing ist immer auch Vertrauenssache“, sagt Udo Riek, Inhaber von Riek, direkt Marketing Fairmarktung in Bad Homburg. Sein Tipp: Ein mögliches Outsourcing unter kaufmännischen Aspekten prüfen, Angebote einholen, Dienstleister unter die Lupe nehmen und prüfen, welche Bereiche ausgelagert werden.
Pro und Contra abwägen
Outsourcing sollte jedes Unternehmen erwägen, das bestimmte Leistungsbereiche, etwa Fulfilment, nicht zu seinen Kernkompetenzen zählt. Die Entscheidung pro oder contra Outsourcing hängt davon ab, wie hoch der Aufwand inhouse wäre, um eine bestimmte Leistung zu erbringen, welche Kapazitäten frei sind, ob qualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen, die nötige Ausrüstung vorhanden ist und welche Variante letztlich weniger Kosten verursacht. Denn Outsourcing von Dialogaufgaben soll schließlich vor allem eins bewirken: die Kampagne effizient zu machen.
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