B) Auswahl des Outsourcing-Partners
- (26) An den Outsourcing-Partner sollten hohe Ansprüche gestellt werden.
- (27) Welche Projekte hat der Dienstleister bereits erfolgreich abgeschlossen in einem vergleichbaren Aufgabenfeld und in vergleichbarer Größe?
- (28) Waren die damaligen Auftraggeber mit dem Dienstleister zufrieden?
- (29) Welche Maßnahmen ergreift der Dienstleister, um für besonders anspruchsvolle Phasen des Projekts gewappnet zu sein?
- (30) Stehen genügend personelle und technische Ressourcen zur Verfügung?
- (31) Verfügt der Auftragnehmer über genügend gut qualifiziertes Fachpersonal, das auch regelmäßig fortgebildet wird?
- (32) Sind Interessenkonflikte ausgeschlossen oder bietet der Auftragnehmer seine Leistungen auch Mitbewerbern Ihres Unternehmens an?
- (33) Kann der Dienstleister nachweisen, dass er über ein funktionierendes Qualitäts- und Krisenmanagement verfügt? Ist er diesbezüglich zertifiziert?
- (34) Sprechen Auftraggeber und Auftragnehmer die gleiche Sprache? Geteilte Erfahrungswelten sowie gegenseitiger Respekt und Sympathie erleichtern die reibungslose Kommunikation.
- (35) Besuchen Sie den Bewerber um den Outsourcing-Job vor Ort, und machen Sie sich ein Bild vom Unternehmen, seinen Mitarbeitern und der technischen Infrastruktur.
C) Gestaltung des Abkommens
- (36) Prüfen Sie detailliert die rechtlichen Rahmenbedingungen des Outsourcing-Projekts, und vermeiden Sie Lücken im Vertragswerk, die später zu Unklarheiten und Streitigkeiten führen könnten.
- (37) Berücksichtigen Sie auch Prozesse und Leistungen, die Sie keinesfalls outsourcen wollen und die stets unter voller Kontrolle Ihres Unternehmens bleiben müssen.
- (38) Legen Sie den operativen Rahmen für den Dienstleister möglichst präzise fest. Welche Benchmarks machen das Service Level Agreement adäquat überprüfbar?
- (39) Welche Service-Level-Abweichungen sind möglich?
- (40) Welche Rolle spielt der Auftraggeber, welche der Dienstleister im Zuge des Prozesses?
- (41) Wo liegen präzise die Einzelverantwortungen?
- (42) Wie sind die einzelnen Verpflichtungen und Entscheidungsbefugnisse verteilt?
- (43) Welche Objekte und Ergebnisse der gemeinsamen Arbeit gehen in den Besitz welcher Vertragspartei über? Mit welchen rechtlichen Auswirkungen?
- (44) Welche Informationen muss der Vertragspartner erhalten, um ein erfolgreiches Projekt zu ermöglichen, welche Informationen dürfen ihm nicht vorliegen?
- (45) Welche Verschwiegenheitsverpflichtungen muss der Vertragspartner eingehen?
- (46) Überlegen Sie, unter welchen Bedingungen eine der Parteien Veränderungen beschließen und umsetzen darf, die sich auf das Projekt auswirken (Change-Management).
- (47) Auf welche Weise werden die Leistungen des Auftragnehmers erfasst?
- (48) Wie sind Leistungen nachzuweisen und in Reports darzustellen?
- (49) Klären Sie, wie lange der Vertrag laufen soll, wann er als erfüllt gilt oder ausläuft beziehungsweise unter welchen Bedingungen er verlängert werden kann.
- (50) Berücksichtigen Sie feste Termine für Meilensteine, also Projektstatus, zu denen eine Qualitäts- oder Ergebniskontrolle stattfindet, bevor die nächste Projektphase beginnt.
- (51) Vereinbaren Sie möglichst eine Pilotphase, im Rahmen derer beide Vertragspartner das Zusammenspiel und mögliche besondere Herausforderungen des Projekts ermitteln können.
- (52) Eine Klausel sollte erfassen, unter welchen Bedingungen die Pilotphase als erfolgreich abgeschlossen gilt und die eigentliche Projektphase beginnen kann.
- (53) Was geschieht, falls die Pilotphase nicht erfolgreich abgeschlossen wird?
- (54) Berücksichtigen Sie mögliche Rücktrittsklauseln und -bedingungen.
- (55) Legen Sie fest, wer wo und wie die erforderlichen Projektdaten speichert.
- (56) Wichtig ist vor allem, dass der Dienstleister für das Unternehmen langfristig wichtige Projektdaten ausreichend schützt und dem Auftraggeber verfügbar macht.
- (57) Welche Informationspflichten bestehen zwischen den Parteien?
- (58) Welche projektrelevanten Versicherungspflichten müssen die Vertragspartner erfüllen?
- (59) Bitten Sie den Outsourcing-Partner, einen Vertragsentwurf zur Verfügung zu stellen, nachdem alle wichtigen Fragen diskutiert wurden.
- (60) Prüfen Sie den Vertragsentwurf in allen Details kritisch und unter Einbeziehung der involvierten Abteilungen (Geschäftsleitung, Einkauf, Fachabteilungen, Rechtsabteilung ...).
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