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Checkliste: 71 Outsourcing-Tipps

Bei allen Chancen, die Outsourcing verspricht – Effizienz, Flexibilität und Kostenersparnis – dürfen Unternehmen auch im Dialogmarketing nicht die damit verbundenen Herausforderungen unterschätzen. Denn Outsourcing-Projekte wollen gut geplant sein.


Die Checkliste von DIREKT+ mit relevanten Leitfragen für Outsouricng-Projekte im Dialogmarketing soll Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Punkte von der Vorbereitung und Planung über die Entwicklungs- und Einführungsphase bis zur Kontrolle zu berücksichtigen. Der Erfolg hängt dabei in entscheidendem Maße von den klar definierten Zielen, Vertrags- und Projektparametern sowie von der Auswahl des Dienstleisters und der Beziehung von Auftraggeber und Auftragnehmer ab.

Mögliche Vorteile des Outsourcings:

  • Das Unternehmen kann sich auf seine Kernkompetenzen konzentrieren und damit an entscheidender Stelle die Wertschöpfung strategisch optimieren.
  • Die einzelnen Leistungen in der Wertschöpfungskette können gezielt verbessert und kontrolliert werden.
  • Aus der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister erwachsen neue Kenntnisse und Erfahrungen, von denen das Unternehmen profitieren kann.
  • Kosten lassen sich besser kalkulieren und justieren. Im optimalen Fall lassen sich Kosten einsparen.
  • Das Outsourcing-Projekt kann effizientere Arbeitsprozesse, verbesserte Qualitätsstandards sowie neuere Techniken und Technologien mit sich bringen.
     

Mögliche Gefahren des Outsourcings:

  • divergierende Vorstellung von erwarteten und erreichten Leistungen des Auftragnehmers
  • Akzeptanzbarrieren im eigenen Unternehmen zum Beispiel aufgrund der Angst der Mitarbeiter vor neuen Strukturen
  • bei falscher Planung: Verlust von Inhouse-Kompetenzen
  • bei falscher Planung: zu große Abhängigkeit vom Dienstleister

Zum Ausschöpfen der Vorteile und zum Reduzieren der Gefahren soll die folgende Checkliste mit Tipps und Leitfragen einen hilfreichen Beitrag leisten. Die einzelnen Punkte sind dabei bewusst allgemeingültig gehalten, damit Sie die Liste für möglichst viele Outsourcing-Vorhaben nutzen können.

 
A) 
Grundsätze definieren
 

(1) Die Rahmenbedingungen des Outsourcing-Projekts sollten möglichst konkret bestimmt werden.
 

(2) Welche strategischen Ziele verfolgt das Unternehmen mit dem Outsourcing? Warum?
 

(3) Welche operativen Ziele verfolgt das Unternehmen mit dem Outsourcing? Warum?
 

(4) Welche Bereiche und Prozesse sollen ausgelagert werden?
 

(5) Wie schnell können diese gegebenenfalls wieder ingesourct werden, falls dies erforderlich sein sollte?
 

(6) Welche Fallback-Strategie existiert, falls das Outsourcing-Projekt scheitert?
 

(7) Welche Bedeutung haben die ausgelagerten Prozesse derzeit und zukünftig für das Unternehmen und seine Strategie?
 

(8) Welches Personal und welche Kompetenzen sind betroffen?
 

(9) Stellen Sie ein Team zusammen, das das Outsourcing-Projekt vorbereitet, begleitet und in heiklen Situationen meistert. Vertraut sein sollte das Team vor allem mit folgenden Aspekten: Prozesse, Technik und Informationssysteme, Einzelverantwortungen, Rechts- und Finanzfragen, Kundenbeziehungen, Risikomanagement und Warnsignale.
 

(10) Welchen Aufwand kann sich das Unternehmen für das Management des Outsourcings leisten (etwa Betreuung und Kontrolle des Outsourcing-Partners und seiner Leistungen)?
 

(11) Wo soll das Outsourcing stattfinden? Durch einen externen Dienstleister, aber innerhalb der Unternehmensgeografie, in der Region, bundesweit oder international (Offshoring)?
 

(12) Welche Daten braucht der Dienstleister für seine Tätigkeiten, welche müssen vor ihm verborgen werden?
 

(13) Welche Daten sind streng vertraulich zu behandeln und dürfen auch dem Dienstleister nicht zugänglich gemacht werden (Beispiele: Kundendaten, Rechnungsdaten, Mitarbeiterdaten, medizinische Daten, Kennwörter)?
 

(14) Welche Daten betreffen den Schutz geistigen Eigentums (Kundenlisten, Rechnungshistorie, Forschungsergebnisse, Produktentwicklungsdaten, Prozessgestaltung, Protokolle, Preismodelle, Handbücher)?
 

(15) Wie sind die Daten physikalisch zu schützen?
 

(16) Wie sind die Daten elektronisch zu schützen?
 

(17) Wie sind die für die Projektbeteiligten notwendigen Daten zugänglich (Rechtemanagement)?
 

(18) Welche internen technischen Systeme sind von der Outsourcing-Kooperation betroffen, welche Zugänge müssen zur Verfügung gestellt werden, welche müssen explizit geschlossen werden?
 

(19) Sind besondere Hardware-/Softwareschnittstellen notwendig für die Zusammenarbeit?
 

(20) Welche Lizenzen sind betroffen und müssen gegebenenfalls angepasst werden?
 

(21) Wie und wann wird das Outsourcing-Projekt unternehmensintern und -extern kommuniziert (Management, Mitarbeiter, externe Partner)?
 

(22) Welche Sprachregelungen und Argumentationsmuster sind vorzubereiten?
 

(23) Wie ist die Übergangsphase vom internen zum outgesourcten Prozess zu planen?
 

(24) Sind redundante Systeme vorhanden, um eine hohe Verfügbarkeit der Prozesse und Leistungen sicherzustellen?
 

(25) Sind für die Verantwortlichen auch Stellvertreter benannt, die etwa im Krankheitsfall einspringen können und erreichbar sind?